Elektronischer Versand per E-Mail
Mit der Versendung dieser wichtigen Daten per E-Mail können Sie die Vorteile der modernen Technik nutzen und sich des schnellen Kommunikationsmediums Internet bedienen, das heute in fast allen Unternehmen zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist. Personenbezogene Informationen gehören jedoch zu den sensibelsten Daten eines Unternehmens. Daher haben Sie die Verantwortung und Pflicht, die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen Ihrer Beschäftigten bei der Übertragung vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Konkret bedeutet dies, dass Sie die Datenübertragung verschlüsseln müssen. Falls Sie die Datenübertragung nicht selbst durchführen, sondern Ihre Lohn- und Gehaltsunterlagen von einer externen Stelle, z. B. von Ihrem Steuerberater oder einem Rechenzentrum bearbeiten lassen, gilt dies natürlich auch für den entsprechenden Verantwortlichen.
Doch nicht nur für Sie, auch für die Krankenkassen als Empfänger der Sozialversicherungsmeldungen ist der gesicherte Datenaustausch von größter Wichtigkeit. So hat die gesetzliche Krankenversicherung bereits 1996 ein Konzept für den gesicherten Datenaustausch entwickelt und in Betrieb genommen. Tritt die gesetzliche Neuregelung ab dem 1.1.2006 in Kraft, werden die Krankenkassen noch einen Schritt weitergehen: Meldungen und Beitragsnachweise erkennen und akzeptieren sie nur dann, wenn diese mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm erstellt wurden. Der Arbeitgeber muss dementsprechend mit einem solchen Programm ausgerüstet sein.
Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme
Alle Entgeltabrechnungsprogramme müssen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch systemgeprüft sein. Das bedeutet, dass die Entgeltabrechnungsprogramme die neuen gesetzlichen Vorschriften erfüllen müssen, die die Entgeltermittlung, die Beitragsberechnung und die Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen betreffen. Welche inhaltlichen Anforderungen ein solches Programm im Einzelnen zu erfüllen hat, ist in einem Pflichtenheft zusammengefasst. Die Inhalte werden von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) in Abstimmung mit den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung und den Software-Erstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen erarbeitet. Es steht in der jeweils aktuellen Fassung zum kostenlosen Download im Internet unter: www.gkv-ag.de bereit.
Ist die Qualität des Programms erfolgreich geprüft, zertifiziert die ITSG alle zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme und vergibt eine Identifikationsnummer. Diese senden Sie jedes Mal mit, wenn Sie Daten an die Krankenkassen übertragen. Den Annahmestellen der Krankenkassen (z. B. Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes) wiederum liegt eine Liste der zertifizierten Programme und ihrer Identifikationsnummern vor. So können die Datenannahmestellen prüfen, ob die eingehenden Datenlieferungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen - denn die Qualität der Daten steht bei allen Beteiligten an erster Stelle.
Zertifizierung
Ob Sie mit einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm arbeiten, erfahren Sie von Ihrem Software-Ersteller. Bitte beachten Sie, dass Sie die neue Entgeltabrechnungssoftware rechtzeitig in Ihrem Betrieb installieren, möglichst noch im Jahr 2005, damit es nicht zu Umstellungsschwierigkeiten zum 01.01.2006 kommt. Um die Daten elektronisch übermitteln zu können, benötigen Sie für die Verschlüsselung der Daten eine Zertifizierung, die Sie bei der ITSG beantragen müssen. Entsprechende Unterlagen zur Beantragung stellt Ihnen Ihr Software-Ersteller zur Verfügung.
Doch nicht nur für Sie, auch für die Krankenkassen als Empfänger der Sozialversicherungsmeldungen ist der gesicherte Datenaustausch von größter Wichtigkeit. So hat die gesetzliche Krankenversicherung bereits 1996 ein Konzept für den gesicherten Datenaustausch entwickelt und in Betrieb genommen. Tritt die gesetzliche Neuregelung ab dem 1.1.2006 in Kraft, werden die Krankenkassen noch einen Schritt weitergehen: Meldungen und Beitragsnachweise erkennen und akzeptieren sie nur dann, wenn diese mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm erstellt wurden. Der Arbeitgeber muss dementsprechend mit einem solchen Programm ausgerüstet sein.
Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme
Alle Entgeltabrechnungsprogramme müssen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch systemgeprüft sein. Das bedeutet, dass die Entgeltabrechnungsprogramme die neuen gesetzlichen Vorschriften erfüllen müssen, die die Entgeltermittlung, die Beitragsberechnung und die Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen betreffen. Welche inhaltlichen Anforderungen ein solches Programm im Einzelnen zu erfüllen hat, ist in einem Pflichtenheft zusammengefasst. Die Inhalte werden von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) in Abstimmung mit den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung und den Software-Erstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen erarbeitet. Es steht in der jeweils aktuellen Fassung zum kostenlosen Download im Internet unter: www.gkv-ag.de bereit.
Ist die Qualität des Programms erfolgreich geprüft, zertifiziert die ITSG alle zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme und vergibt eine Identifikationsnummer. Diese senden Sie jedes Mal mit, wenn Sie Daten an die Krankenkassen übertragen. Den Annahmestellen der Krankenkassen (z. B. Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes) wiederum liegt eine Liste der zertifizierten Programme und ihrer Identifikationsnummern vor. So können die Datenannahmestellen prüfen, ob die eingehenden Datenlieferungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen - denn die Qualität der Daten steht bei allen Beteiligten an erster Stelle.
Zertifizierung
Ob Sie mit einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm arbeiten, erfahren Sie von Ihrem Software-Ersteller. Bitte beachten Sie, dass Sie die neue Entgeltabrechnungssoftware rechtzeitig in Ihrem Betrieb installieren, möglichst noch im Jahr 2005, damit es nicht zu Umstellungsschwierigkeiten zum 01.01.2006 kommt. Um die Daten elektronisch übermitteln zu können, benötigen Sie für die Verschlüsselung der Daten eine Zertifizierung, die Sie bei der ITSG beantragen müssen. Entsprechende Unterlagen zur Beantragung stellt Ihnen Ihr Software-Ersteller zur Verfügung.